Znacie matrycę Eisenhowera, prawda? Od wielu lat jest stawiana jako przykład nadawania priorytetów celom i profesjonalnego zarządzania swoim czasem. Na większości szkoleń z pewnością spotkaliście się tym rysunkiem, a prowadzący mówili wam, że należy jak najczęściej pozostawać w lewej górnej ćwiartce – tam, gdzie znajdują się rzeczy pilne i ważne.
Uwierzyliście im? Zapewne tak.
A teraz ja powiem wam coś innego.
Kluczowa dla rozwoju osobistego, zawodowego, dla zwiększania efektywności zespołów jest prawa górna ćwiartka. Tam znajdźcie rzeczy ważne, ale niepilne.
Zastanówcie się nad takim przykładem – na pewno wielu z was zna go z własnego doświadczenia.
Obiecywaliście sobie ostatnio, że poświęcicie więcej czasu rodzinie, pojedziecie z dziećmi do wesołego miasteczka, a w weekend nie będziecie nadrabiać zaległości z pracy lecz zadbacie o zdrowie? Tak? To właśnie są rzeczy, które znajdują się w waszej ćwiartce ważne – niepilne.
Można je łatwo przełożyć (wesołe miasteczko jest otwarte do końca wakacji, siłownia nie ucieknie…), w przeciwieństwie do raportu, który musi być gotowy na poniedziałek. Najczęściej je realizujemy dopiero wtedy, gdy staną się pilne i przejdą na lewą stronę matrycy.
A to duży błąd!
Czas poświęcany na realizację rzeczy ważnych i niepilnych nazywamy w SMART Management złotym czasem, bo jego wykorzystanie procentuje 10-krotnie bardziej niż w przypadku przeznaczenia go na inne aktywności.
Wielu z was się oburzy – jak to! Przecież to co pilne musi być zrealizowane szybciej niż to co niepilne! Na tym powinni się skupiać menedżerowie!
Macie całkowitą rację i… jednocześnie jej nie macie. Jak to możliwe?
Matryca Eisenhowera często odczytywana jest jako proste narzędzie do nadawania priorytetów celom. Coś jest ważne? Lewa strona. Coś ma szybki deadline? Góra. I wszystko staje się jasne.
Wiele osób skupia się tylko na podzieleniu zadań na poszczególne pola, koncentrując się na tym co pilne i ważne. Zazwyczaj tych zadań jest tyle, że nie starcza czasu na wejście do innych ćwiartek. I to jest właśnie ten błąd, o którym piszę.
W prawej, górnej ćwiartce znajdują się rzeczy decydujące o rozwoju, strategii, realizowaniu długofalowych planów. Tutaj znajdziecie:
Budowanie relacji z pracownikami / podwładnymi. Każdy z nas wie jakie to ważne, ale kto ma czas by podejść i porozmawiać, kiedy na biurku stos dokumentów „na wczoraj”. Czy rozmawialiście ze swoimi podwładnymi ostatnio, wiecie jakie mają problemy, czy nie potrzebują pomocy w realizowaniu zleconych im zadań? Czy troszczycie się o ich rozwój, znacie potrzeby szkoleniowe i rozwojowe, wiecie kogo trzeba wesprzeć w wybranej dziedzinie?
Planowanie i monitorowanie strategii. Czy wszystko idzie zgodnie z planem, czy cele cząstkowe są realizowane, a może pojawiły się okoliczności wymagające korekt celów? Czy miesięczny cel waszego zespołu nie jest zagrożony?
Poszukiwanie nowych możliwości. Czy to jak pracujecie / pracuje wasz zespół jest adekwatne do rzeczywistości, może pojawił się nowy, lepszy, tańszy dostawca albo technologia pozwalająca przyspieszyć procesy? Czy jesteście na bieżąco z pojawiającymi się możliwościami i monitorujecie je?
Rozwój osobisty. Kiedy ostatnio byliście na szkoleniu, konferencji, przeczytaliście branżową książkę lub prasę, zrobiliście coś dla swojego work – life balance? Czy kontynuujecie naukę języka i uczęszczacie na zajęcia fitness które rozpoczęliście po wakacjach?
Aktywne wspieranie realizowanych projektów. Czy sprawdzacie w jakim stadium są realizowane projekty długofalowe, monitorujecie pojawiające się problemy i rozwiązujecie je na bieżąco?
Dobre samopoczucie. To chyba najbardziej zaniedbywana kategoria… Kiedy ostatnimi czasy mieliście chwilę dla siebie? Na realizowanie swoich pasji, na pójście na spacer, na basen, pogadanie z dziećmi? Kiedy ostatnio przeczytaliście książkę lub byliście w kinie dla przyjemności? Pamiętacie?
Powyższa lista rzeczy to właśnie aktywności przypisywane do kategorii złotego czasu. Warto zadbać o ich realizację zanim przejdziecie do tego co pilne i ważne. Jak to zrobić?
Poświęćcie każdego dnia pierwsze 15 minut na „posiedzenie” w prawej, górnej ćwiartce matrycy. A potem zacznijcie planować dalsze działania, uwzględniając plany długofalowe.
Zobaczycie jak szybko wasze życie zawodowe zacznie wyglądać zupełnie inaczej, a zdanie „zrobię to później, jak będę mieć czas” zniknie z waszego słownika.
Chcecie spróbować? Skontaktujcie się ze mną.
