Efektywne zebrania – to jest to!
Zaglądasz w kalendarz, by zaplanować tydzień. W poniedziałek spotkanie ogólne, za dwa dni działowe. Później jeszcze jedno, w ramach projektu. W międzyczasie pewnie szef wezwie cię do siebie, bo coś trzeba będzie omówić na szybko.
Godziny siedzenia i gadania o niczym, bez wniosków i planu działania. Koszmar, prawda? Tyle zmarnowanego czasu, który można by wykorzystać z większym pożytkiem…
O nie, znów zebranie!
Spotkania zespołów są jedną z podstaw współpracy. Jednak trzeba wiedzieć jak robić je „z głową” by przyniosły pożytek, a nie były jedynie straconym czasem.
Wielu z nas ma negatywne refleksje związane z zebraniami w pracy. Często są marnowaniem czasu, rozmawianiem o niczym, chaotycznymi próbami wprowadzenia porządku. Gdy rozmawiam z moimi klientami, skarżą się oni na kilka podstawowych problemów, z którymi borykają się w swoich firmach:
- Brak planu. Większość spotkań jest zwoływana ad hoc, gdy coś zaczyna się walić (termin goni, ktoś popełnił błąd i trzeba go naprawić). Takie zebrania są ukierunkowane jedynie na ugaszenie pożaru. Często rozwiązują problem, ale nie mówią co zrobić by problem ten się nie powtórzył.
- Brak agendy. Tam, gdzie spotkania odbywają się w miarę regularnie często brakuje agendy. To bardziej takie wspólne pogadanie sobie co i jak. Każdy coś opowiada, nie ma struktury, która uporządkowałaby informacje i wprowadziła regularność. Również i tu problemem bywa brak wniosków, a część pracowników „wyłącza się” w trakcie, bo… po prostu gubi się w dygresjach.
- Brak ram czasowych. Jak zaplanować sobie dzień, nie wiedząc, ile potrwa spotkanie? Rekordziści spędzali na zebraniach cały czas pracy! Powszechnym grzechem prowadzących jest brak wyznaczonych ram, co powoduje, że spotkania przeciągają się w nieskończoność. To nie tylko problem chaosu (a jeszcze może powiedzmy o tym skoro już tu jesteśmy), planowania swojej pracy (no kończmy już, mam zaraz calla z klientem), ale również efektywności pracy (trzecia godzina, już nie mogę!).
- Kompetencje osoby prowadzącej. Organizator spotkania powinien wziąć odpowiedzialność za jego agendę i przebieg. To on jest moderatorem, on decyduje jaka tematyka jest poruszana i pilnuje czasu. Gdy kompetencje te zawodzą, zebranie zaczyna dryfować w kierunku chaotycznej rozmowy o wielu sprawach, która wydaje się nigdy nie kończyć.
- Brak możliwości swobodnego wypowiedzenia się. W każdej firmie są gwiazdy i pracownicy, którzy nie lubią robić wokół siebie zamieszania. Źle prowadzone zebranie nie daje wszystkim równych szans wypowiedzenia się, omówienia swojej pracy, efektów, wyników. Ekstrawertycy brylują na parkiecie, z łatwością „załatwiając” wszystkie punkty swojej agendy. Osobom bardziej nieśmiałym przy zabieraniu głosu podczas publicznych spotkań pozostaje frustracja. I nierozwiązane problemy z którymi tu przyszły, bo nie miały jak i kiedy ich przedstawić.
Zebranie – zrób to efektywniej!
Tym, czego uczę menedżerów i pracowników w ramach programu Smart Team jest umiejętne definiowanie celów rocznych tak by osiągać przy tym maksymalną efektywność, a służą temu dobrze przeprowadzane comiesięczne spotkania ewaluacyjne.
Zebranie zespołu może być świetnym miejscem do wymiany informacji, uzyskania niezbędnej pomocy w działaniach, pokazania swoich sukcesów. To również pole do kreatywnego rozwiązania problemów, zaplanowania prac na najbliższe tygodnie i rozliczenia tego, co już udało się zrobić. To wreszcie przewidywalność i konkretny plan, które nie rozbijają całego dnia.
Tak, zebranie w firmie wcale nie musi być marnowaniem czasu!
Gdy rozmawiałam z menedżerami o zmianach, jakie wprowadziło w ich zespołach wdrożenie Smart Team, najczęściej wskazywali oni na trzy kluczowe elementy, które całkowicie zmieniły obraz zebrań w ich firmach. Są to:
- Regularność spotkań. Cykliczne, co miesięczne spotykanie się wprowadza porządek, zapewniając nie tylko kontakty między członkami zespołu i bieżący update tego nad czym pracujemy. To też doskonały czynnik motywacyjny. Zebrania pomagają również uniknąć sytuacji „gaszenia pożarów”, bo wszystkie problemy są rozwiązywane zanim urosną do rangi „pożaru”. To także oznacza, że nie trzeba zwoływać ich ad hoc i rozbijać dnia pracownikom nagłymi zmianami haromonogramu.
- Uporządkowanie prac. Każde spotkanie ma określoną agendę – jest nią realizacja większego, rocznego programu, podzielonego na kwartalne i miesięczne „kamienie milowe” i zadania do wykonania. Daje możliwość podsumowania tego co już zostało zrobione, sprawdzenia „w którym momencie realizacji jesteśmy”. Dzięki temu wszystkie ważne zagadnienia zostają omówione, a zebranie nie zamienia się w towarzyskie pogaduszki o niczym.
- Sztywne ramy czasowe. Określony harmonogram przebiegu zebrania zapewnia każdemu członkowi zespołu wystarczającą ilość czasu na omówienie swoich zagadnień. Daje mu możliwość wypowiedzenia się i uzyskania feedbacku, wsparcia, pomocy. Jest też odpowiednia ilość czasu na kreatywne generowanie pomysłów i poszukiwanie rozwiązań.
I tak z nudnych, ciągnących się godzinami spotkań można zrobić efektywne narzędzie pracy zespołowej. Chcecie spróbować?
